Software Office-n-PDF 4: Dokumentenmanagement

Wer bei seinen Dokumenten Ordnung hält, freut sich bei jeder anstehenden Recherche, wie einfach auf einmal das Nachschlagen funktioniert. Das Dokumentenmanagementsystem Office-n-PDF bringt ganz in diesem Sinne die analoge und die digitale Welt zusammen.

Dokumente lassen sich in Office-n-PDF auf drei Weisen zusammenführen. So ist es möglich, bestehende Dateien zu importieren. Außerdem ist es möglich, vorhandene E-Mails zu archivieren. In Papierform vorliegende Briefe, Verträge und amtliche Schreiben werden von Office-n-PDF gescannt und dabei dank OCR-Technik automatisch in eine maschinenlesbare Form übernommen.

In Office-n-PDF werden alle Dokumente als PDF verwaltet und in einer hierarchisch gegliederten Baumstruktur abgelegt. Hier ist es dann kein Problem, Ablagen für private oder für geschäftliche Schreiben zu definieren, um anschließend beliebig viele Unterkategorien anzulegen. Zusätzlich zur sichtbaren Baumstruktur bietet das Programm auch eine Indexierung aller Texte und darauf basierend eine Volltextsuche an.

Gern lassen sich die eingelesenen Dokumente mit Notizen und Kommentaren versehen. Sollen einzelne Texte nicht für die Ewigkeit archiviert werden, so lassen sie sich mit einem Verfallsdatum versehen.

Office-n-PDF bietet ein revisionssicheres Archivieren im PDF/A-Format (nach ISO 19005-1:2005) mit optionaler, digitaler Unterschrift, eine sichere Speicherung der Dokumente mit symmetrischen 128-Bit-Schlüsseln gemäß dem Advanced Encryption Standard (AES) und die Vergabe von individuellen Zugriffsrechten. Dabei hält sich Office-n-PDF strickt an die Grundsätze zur rechtssicheren digitalen Dokumentenarchivierung (GoBD, IVA4 – S 0316/13/10003 | DOK 2014/0353090).

Office-n-PDF 4: Erweiterte Mailarchivierung und beschleunigte OCR-Texterkennung

Ab sofort liegt die Version 4 von Office-n-PDF vor. Dies sind die wichtigsten Neuerungen:

  • Integriertes Wiedervorlagesystem: Das Programm erinnert den Anwender an noch anstehende Arbeitsvorgänge.
  •  Erweiterte E-Mail-Archivierung: E-Mails lassen sich ab sofort nicht nur aus Outlook heraus importieren. Eine E-Mail-Archivierung wird nun auch für Thunderbird, SeaMonkey, FoxMail, The Bat! und andere Clients angeboten.
  • Verbesserte OCR-Texterkennung: Die OCR-Engine arbeitet nun schneller und ressourcenschonender. Texte werden besser erkannt, Bilder besser unterstützt. Bei fremdsprachlichen Dokumenten wurde die Qualität der Texterkennung optimiert.
  • Besseres Seitenmanagement: Seiten können aus bereits archivierten Dokumenten entnommen und anschließend entweder gelöscht oder in ein anderes Dokument übernommen werden.
  • Kurzbeschreibung in der Volltextsuche: Die Volltextsuche berücksichtigt ab sofort nicht nur Treffer innerhalb des Dokumententextes, sondern optional auch eine manuell erfasste Kurzbeschreibung.

Office-n-PDF 4 gibt es in drei Editionen: Private Anwender nutzen die Private-Edition für 49 Euro. Eine Standard-Edition für mehr Anspruch, die auch mehrplatzfähig ist, gibt es bereits für 79 Euro.  Für den Einsatz des Microsoft SQL-Servers und der Verwendung einer Rechte- und Benutzerverwaltung bietet sich die Professional Edition ab 118 Euro an. Eine Demoversion darf 30 Tage lang auf dem eigenen Rechner ausprobiert werden. (Grafiken:JBSoftware/itpressearbeit)

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