Software: Reisekosten Abrechnung

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Ein Dauerthema und Ärgernis nicht nur bei Unternehmern und deren Angestellten ist die Reisekostenabrechnung. Denn Dienstreisen könnten angenehmer sein, wenn im Anschluss nicht der „Papierkram“ auf die Beteiligten warten würde. Beide Seiten – reisende Mitarbeiter ebenso wie die Buchhaltung – wünschen sich eine probate Software-Lösung, die auch die aktuelle Gesetzgebung mit berücksichtigt.

dienstreisenabrechnung-software-002Dienstreise-Online ist eine Web-basierte Lösung, die einen großen Vorteil mitbringt: Alle Beteiligten können von jedem Computer der Welt aus auf die Dienstleistung der Software zugreifen – es muss dafür nur ein Web-Browser vorhanden sein. Dabei haben die Entwickler vor allem an die mobilen Geräte gedacht und Dienstreise-Online mit einem „Responsive Design“ an Smartphones, Tablets und Tablet-PCs angepasst.

Dienstreise-Online nimmt alle Kerndaten zu einer Reise entgegen, notiert den Reisegrund und erfasst die Fahrt-, Hotel- und Bewirtungskosten, wobei die Belege (Zugtickets, Taxi-Rechnungen, Bewirtungsbelege) auch gleich fotografiert und in die Abrechnung integriert werden können.

Das Online-Portal kennt die aktuelle Gesetzgebung, sodass automatisch die richtigen Verpflegungspauschalen berechnet und die verschiedenen Gesetze angewendet werden. Auf diese Weise entsteht eine komplette Reisekostenabrechnung, die sich gern als PDF speichern und ausgeben lässt, auf die aber auch die Buchhaltung der Firma Zugriff hat.

dienstreisenabrechnung-software-001Rouwen Stallwanger: „Dienstreise-Online ist ein Employee Self Service (ESS). Jeder Mitarbeiter erhält hier einen eigenen Account und erfasst auch die Daten selbst. So reduziert man den Aufwand bei der Personalverwaltung, schafft Transparenz für den Betriebsrat und entlastet sowohl die Buchhaltung als auch die IT. Vor allem sorgt die Verwendung des Portals für eine große Zeitersparnis und für deutlich weniger Stress.“

Die Buchhaltung selbst hat jederzeit einen Überblick über die Dienstreisen der Mitarbeiter. Problemlos lassen sich die wichtigen Daten extrahieren und für das eigene Buchhaltungssystem oder die Lohnbuchhaltung verwenden.

In der Firma lässt sich Dienstreise-Online als Client-User-Package bereits ab 9 Euro Grundpreis im Monat buchen. Neu ist die Nummerierung der Belege für die elektronische Aktenverwaltung und es kann ab sofort unterschieden werden zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Geplant ist eine mobile App und eine Schnittstelle zu Reisebüros. (Grafiken: stallwanger IT.dev/itpressearbeit)

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